もっと効率的に仕事がしたい･･･
これはほぼすべてのビジネスパーソンが思っていることでしょう。
もし、効率的に仕事ができれば、新たな時間が生まれ、その時間を使って仕事の質をさらに上げることができます。
また、生産性を上げる新たな取り組みにもチャレンジできます。したくもない残業だってする必要がなくなるのです。
ToDoリストを使うことで、やるべきことを可視化し、漏れなくタスクを実行したり、優先順位を付けて効率的に仕事をすることができます。
備忘録、時間管理、モチベーションツールとして多くのメリットがあるツールです。
しかし、ToDoリストをうまく活用できない、続けられないという人もいます。
ここでは、その問題を解決し、ToDoリストを活用して生産性を高める方法をご紹介します。
使うのはパソコンのメモ帳機能のみ。とてもシンプルな方法で、私も使い続けている方法です。
これまでいろんなアプリやノートを使い、続けられなかったという人に最適な方法だと思います。
- よく仕事でうっかりミスをする
- 仕事が遅いと感じている
- 膨大な仕事を抱えている
そんな方にぜひ読んでいただきたいと思います。
では、さっそくいきましょう。
ToDoリストを作る６つのメリット
具体的なToDoリストの作成を説明する前になぜToDoリストを作るべきなのかを考えたいと思います。
ToDoリストには、実は多くの効果効能があります。 思いつく限りでも、次の６つがあります。
１．忘れるのを防ぐことができる
ToDoリストの最も基本的な機能として、備忘録としての機能があります。
やるべきことが膨大にあると、どうしてもタスクの漏れが生じてしまいがちです。ToDoリストを作ることで、うっかり忘れるということはなくなります。
２．優先順位を付けることができる
ToDoリストを作ることで、自分が１日にやるべきことの全体像を掴み、緊急度や重要度によって、タスクに優先順位をつけることができます。
人は物事を可視化することで、合理的な判断を下すことができます。
人は行動のほとんどを感情で決めます。ですから、不安や恐怖によって仕事の優先順位を決めてしまうことが多く、結果としてそれが非効率な動きの原因となってしまうのです。
頭の中にあるタスクを書き出すことで、タスクを客観的に見ることができ、冷静に優先順位をつけることができます。
自分がキャパオーバーになっていることを自覚でき、事前に人に頼んだり、仕事を断るという判断をすることができます。
３．タスクの繋ぎ目をなくせる
人の集中力は、簡単に切れてしまうものです。
例えば、一つのタスクを終え、次のタスクに移る際、「次は何しようか？」なんて考えていたらすぐ集中力が切れてしまいます。
そして、一旦切れた集中力はなかなかもとに戻すことはできません。
あらかじめやるべきことを明確にしておくことで、タスクとタスクの繋ぎ目をなくし、集中力を保ち、そのままの勢いで次のタスクに移ることができます。
４．メモリを消費しない
人は何かを覚えていようという意識が少しでもあると、そこに集中力を使います。
例えば、「明日はあれを絶対にやらないといけない」と強く意識すると、脳はそれ覚えていようとして、集中力が分散した状態が続きます。
ですから、できるだけ脳に留めようとするのではなく、すぐに外部に出してしまうことが大切です。
脳は一度に二つ以上の思考作業はできません。また、一気にたくさんのことを記憶することも苦手で、増えれば増えるほどその正確性は落ちます。
脳は、一種の問題解決装置です。人が一度問題として認識したことは、脳は解決するまでずっと考え続けます。
たとえ顕在意識の中から消えたと思っても、問題が解決されていなければ、無意識の中で考え続けます。そうなると、集中力が落ちた状態が続くことになります。
外部に書き出し、客観的な解決策を見出すことで、集中力の分散を防ぐことができます。目の前のことに100%集中するためにもToDoリストはとても重要なのです。
５．達成感を味わえる
仕事において、仕事の達成感を味わうことはとても大切なことです。
ToDoリストに書かれたタスクを処理することで、人は一種の達成感を感じます。
例えば、ToDoリストにあるタスクを終えたら、タスクを消さずに、斜線を引いたり、済んだことを表すマークを付けておくことで、今日やったことが明確になり、仕事の達成感を味わうことができます。
６．良きパートナーとなる
人はついつい楽をしたがる生き物です。特に誰も見ていないような時はついついサボってしまいます。
ToDoリストは、やるべきことが順番に並んでいますから、やったかやらないかが明確です。自然と自分自身を監視するツールになるのです。
自分と併走するパートナーを作るという意味でもToDoリストは有効です。
超シンプルなToDoリストの作り方
では、いよいよ具体的にToDoリストの作成の仕方を説明していきます。
使うツールは、windowsのメモ帳です。Macであれば、テキストエディタでも結構です。
Evernoteでもいいのですが、私がメモ帳機能を好んで使っている理由は、その軽さとシンプルさです。
サクサクと書き込める感覚は、他のアプリでは味わえません。私はシンプルなところが気に入ってずっとメモ帳を使っています。
ToDoリストを手書きで作る人もいますが、パソコンで作るほうが早いし、順番も簡単に入れ替えができますので、パソコンで作ることをおすすめします。
Step1．テキストを開く
まずはメモ帳を開きます。 
メモ帳が開きました。この状態で、真ん中のあたりに「＝」で線を引きます。
これで準備はOKです。
Step2．上の領域に書き込む
上の領域には、思いつくタスクを書き込んでいきます。仕事中に思いついたこともここにどんどん書き込んでいきます。
不要なものは後から消せばいいくらいの感覚で書いていきます。
そして、思いつくままタスクを並べたら、次の２つのことを書いていきます。
期限
それぞれのタスクに「ここまではやっておかなきゃならない」という期限を書きます。
期限を入れることで、緊急性を把握でき、優先順位をつけやすくなります。日付だけでなく、時間が決まっているものは時間も入れます。
主導権
仕事は、自分一人で完結するわけではありません。誰かに作業を振ったり、上司に伺いを立てたりしながら進めていくものです。
つまり、仕事は自分がコントロールできるものだけではないのです。
キャッチボールのように、ボールが相手にある時は、自分は投げることができません。つまり、相手にボールを投げてもらって始めて自分のタスクを実行できるのです。
この「主導権」には、○○さんのアクション待ちの○○さんを書きます。そうすると、期限に応じて○○さんに催促するとか、他の人に頼むとか、新たなアイディアが出てきます。
今そのタスクがどこで止まっているのか、次は誰にボールが行くのかを明確にできるのです。
Step3．下の領域に書き込む
では、次に下の領域に移りますが、下の領域の真ん中のあたりに「＿」で横線を引っ張ります。そして、【午前】と【午後】と入力します。
もうおわかりだと思いますが、下には一日のToDoリストを並べます。
下の領域の中の上が午前中にやるべきタスク、下が午後にやるべきタスクを配置していきます。重要度と緊急度から判断して、上の領域から下の領域へコピペしていきます。
このToDoリストの特徴は、上の領域と下の領域を分けることです。
上の領域でやるべきタスクを全部並べ、下の領域でやるべき時間帯にタスクを配置していく。やるべきタスクをすべて出しきってから、実際にやるべきことを絞る。この作業が重要なのです。
これがないと、タスクが抜け落ちてしまったり、タスクが増えすぎて結局実行不可能なToDoリストができてしまうことになります。
Step4．ToDoリストに従って仕事をする
さて、ここまで作成したToDoリストのイメージがこちらです。
このToDoリストに従って仕事をしていきます。
タスクが終わったら「□」を「■」に変えて終わったことがわかるようにします。
Step5．管理する
午前の仕事が終わり、午後の仕事が始まる前に再度ToDoリストを見直します。
自分の計画どおりに進むことばかりではありません。また、新たな仕事が増えたり、優先順位が変わるなど状況の変化はあるものです。
「午後にすべき仕事は何か？」その観点からもう一度新たにToDoリストを見直してみるのです。
メモ帳は、自動でバックアップが取られませんから、こまめに保存しておきましょう。ファイルの名前はその日の日付にして保存します。
そして、次の日は前日のToDoリストをコピーしてまた作成するのです。こうすることで、昨日どういう仕事をしたのか、どういう仕事が残っているのかが一目でわかります。
ToDoリスト作成の５つの注意点
さて、次にToDoリスト作成にあたっての注意点をお伝えしていきたいと思います。
なぜなら、ToDoリストを続けられなかったり、効果が感じられない原因は、恐らくここら辺にあるのではないかと思うからです。
１．朝に作成すること
ToDoリストは朝に作成しましょう。
なぜなら、朝起きてから２～３時間は脳のゴールデンタイムと言われ、頭がすっきりして通常よりも深い思考ができるからです。
また、朝一番にToDoリストを作成することで、今日一日がどんな一日になるのかを明確にイメージすることができます。
２．ToDoリストの作成を目的にしない
ToDoリストを作ると何となくそれだけで達成感を感じてしまうものです。
しかし、ToDoリストの作成は生産性を上げるための手段であり、目的ではありません。作ってからが始まりなのです。作ったToDoリストを使うことに徹しましょう。
今では、ToDoリストを作るためのアプリやWebサービスがたくさん出ています。確かに、きれいなToDoリストが作れますし、カレンダーと同期できたり便利だとは思いますが、あまり多機能でも使いこなせないという人もいるでしょう。
習慣化されていないうちは特にそうです。ToDoリストの作成が新たな仕事になってはいけません。
３．タスクを絞る
私がToDoリストの本質は、やるべきことを絞り込むことにあると思っています。
人の１日は２４時間しかありません。そして、仕事ができる時間は限られています。
その中で、いかに効率的に仕事をするのかが大切ですが、多くの人は「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」とタスクに埋もれてしまっています。
絶対できない量をあれもこれもと詰め込んでしまうのです。
欲張りすぎて現実味のないToDoリストを作成しても意味がありません。現実味がないことを知りつつ、自らの希望が入ったToDoリストを作ってしまってもしょうがないのです。
もちろん、最初は思いつくままにやるべきことを書き出す必要があります。そこから、優先順位を付けて現実的に実行できるToDoリストにしていかなければなりません。
そのためには、
このタスクをどうにか消すことはできないか？
と考えることが大切です。
その一つの有効な手段がアウトソーシングです。「誰かに頼めないか？」と考えるのです。
自分が不得意なことを誰か得意な人にやってもらう。それが仕事全体で見た時、よりクオリティが上がるのならぜひ検討すべきでしょう。
４．作業はできるだけ小さくする
例えば、「プレゼン準備」など大きな作業は、「リサーチ」「資料作成」「ミーティング」などできるだけ小さくすることです。
作業を小さくすることで、やることが明確になり、より作業しやすくなります。大きなタスクのままだと、実際にやるべきことがぼんやりとしてしまい、タスク漏れや、期限、主導権の見誤りに繋がってしまうのです。
また、タスクはできるだけ具体的かつ簡潔に書くことです。
例えば、まだ「資料作成」だとぼんやりしていますが、「○○の販売個数の資料を作成」など、どんな資料を作成するのかをひと目で分かるようにしておくと、そのためにどんなタスクが必要なのかをイメージしやすくなります。
細かくすることで、「A社に販売個数を把握するためにメールしなくちゃ」と新たなタスクを思いつくようになります。
タスクの具体的なイメージをしながら、ToDoリストを作成するといいでしょう。
５．自分の特性とタスクの特性を理解する
自分の特性やタスクの特性を理解することで、より良いToDoリストを作成することができます。
例えば、
- 午前中は、朝一に集中力が上がるから、困難なタスクを配置する。
- 午後は生産性が落ちる傾向にあるから、単純作業を配置する。
こんなふうに自分の傾向を理解した上で、タスクを配置してあげることで、１日の生産性は簡単に上がります。
タスクの配置を変えるだけで生産性が上がるのですから、こんな楽なことはありません。闇雲に、緊急性があるタスクを上から並べてこなしてもしょうがないのです。
自分の特性とタスクの特性をよく考えてスケジュールを組むことです。
まとめ
さて、ここまでシンプルなToDoリスト作成の仕方から、注意点までをお伝えしてきました。
ToDoリストが単にやるべきことリストではなく、生産性を上げ、時間を生み出す戦略的なツールであることを何となく理解していただけたのではないでしょうか。
どんな人でも与えられた時間は1日1440分。この1440分をどう使うのかは、あなた次第です。
思いついたことをとりあえずやる、そんな仕事のやり方では効率的に仕事をすることはできません。
それは設計図もないまま家を立てるようなものです。あなたがすべきことは、あなたの1440分をどう使うのかを明確に記した設計図を描くことです。
今回のToDoリストがそのお役に立てれば幸いです。
