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効率よく仕事をしたい!仕事の生産性を大きく向上させる手帳活用法

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もっと、効率的に仕事したい・・・

あなたもこんなことを考えたことがありませんか?

  • がんばっているけど、仕事は遅いし、質だってそれほど・・・
  • できるだけ残業せずに、限られた時間の中で仕事を終わらせたい・・・

仕事をできるだけ効率的にしたいと思うのは、すべてのビジネスマンがそうでしょう。

でも、なぜそれはいつになっても解消されないのでしょうか?なぜ、効率的に仕事ができるようにならないのでしょうか?

それは、、、

  • スキルや能力、気質の問題で、しょうがないことだと思っている
  • 効率的に仕事をする方法がそもそもわからない
  • じきに早くできるようになるだろうと思っている
  • 仕事の性質上、それはやむを得ないものだと思っている(諦めてしまっている)
  • 根性や精神力の問題だと思っている etc・・・

といったことがあるのかもしれません。

しかし、仕事を効率化することは、自分の工夫で意外と簡単にできるものです。

今回は、誰もが持っている手帳を活用して仕事を効率化する方法をお話ししていきたいと思います。

私自身、手帳をフルに活用することで、自分の行動を変えてきました。そして、大きく生産性が向上したという実感があります。

あなたが仕事を早くできるようになると・・・

あなたへの評価が高まり、出世しやすくなるでしょう。また、新たな時間を生み出すことができます。その生み出した時間で、、、

  • 未来の自分へ投資することができます。
  • 家族との時間を増やすことができます。
  • 困っている同僚の仕事を手伝うことができます。
  • 次の仕事のアイディアを生み出す時間を作ることができます。
  • 今の仕事の質をより向上させるための時間を持つことができます。

このように、あなたにとって、多くのメリットがあります。

また、この記事でご紹介するアイディアは、単に仕事が早くなることに留まりません。日々のあなたの行動をコントロールできるようなりますから、あなたに何らかの夢や目標があるのであれば、それを達成するために活用することができます。

実践してもらうことで、仕事だけではなくあなたの目標達成に大きく近づくことができるでしょう。

ぜひ、最後までお付き合いください。

1.どう手帳を使うべきか?

12937727 - leather organizer on wooden tableでは、さっそくですが、仕事を効率化させるために手帳をどう使うのか?これについて、お話ししていきます。

それは、、、

手帳を単にこれからやるべきことを書くのではなく、実施したタスクに対して数値で評価してみること

あなたの手帳にあるToDoリストの横に、実行したタスクの満足度を数値で記録するのです。つまり、自分の行動に点数をつけるのです。

では、なぜ、自分の行動に点数をつけるべきなのか?それを次に解説していきます。

2.自分の行動を評価すること

43281795 - journalist typing document in a coffee shopあなたは、日々の仕事を「どれくらいの量」、「どれくらいの質で」やっているのかわかりますか?

おそらく即答できないでしょう。もちろん、答えられなくても落ち込む必要はありません。ただ、この問いに答えることができないということは、自分自身の仕事での行動を把握できていないということです。

もし、あなたがタスクをより早く、より高いクオリティで処理したいのであれば、日々、自分の行動を認識し、管理していく必要があります。そのためには、自分の中で指標を作る必要があります。

”何”を”いつ”やるのか?これは、手帳でToDoリストを作っている人であれば、すでに把握していることだと思います。

しかし、これだけでは、

  • 前に進んでいるのか
  • 止まっているのか
  • 後退しているのか

わかりません。

だからこそ数字を使って、目標への進度を把握することが大事になってきます。そして、もし停滞しているのであれば、それに対し、どういうアプローチで改善していくべき探るきっかけとなるのです。

だからこそ、自分の行動を数値化し、記録していく習慣が必要になってきます。

もちろん、数値化することが難しいものは、感覚で付けるしかありません。例えば、5段階でも10段階でも構いません。時間帯によって、気分によって、どう違うのか、どういう差がでるのか?それを考えるきっかけを作るのが目的なのですから。

3.記録があなたの財産になる

54159283_m自分自身の行動を評価し、記録することによって、目標に対し、行動が停滞した時、その記録を見返すことで原因が明確になります。原因が明確になれば、ピンポイントで改善することができます。

”すべての行動を数値化し、記録を残していく”

これこそが、仕事を効率化させるため、そして、目標達成には重要なのです。

行動し、評価する、見直して原因や傾向を探る、それに対しメンテナンスを行う、そしてまた行動する。この習慣を身に付けると、単に仕事だけではなく、どんな分野、どんな目標達成にも応用が利きます。

  • ビジネス
  • 肉体改造
  • 勉強
  • スポーツ
  • etc

世の中にあるさまざまな分野で応用ができます。あなたの生きる上での大きな武器となるでしょう。

3-1 何を数値化すべきか?

何を数値化すべきか、これはあなたの目標によって変わってきます。

あなたの目標が、豊かに生きたいということであれば、日々の心の充実度でもいいでしょう。肉体改造をしているのであれば、食事や運動、これを数値化してもいいでしょう。自身のモチベーションを数値化してもいいと思います。

いずれ、これらは、継続的に記録していくことが重要です。

  • どういうときにモチベーションが上がるのか、下がるのか。
  • どういうときに生産性が上がるのか、下がるのか。

集中力が必要なタスクを1日のうち最も生産性が高い時間帯に充てることが目標達成の近道になりますが、その時間帯を自分で把握できていないと、タスクを最適なところへ振り分けすることができません。

把握できて初めて、そのタスクを最適なところへ振り分けすることができ、目標達成に近づくことができるのです。

3-2 私自身の事例

26519532 - tired student girl with glasses sleeping on the books in the library私自身の事例をお話しすると、過去に自分の行動を評価した際、夜の生産性が著しく低いということがわかりました。夜は頭も疲れていて、生産性が低いとは感じていましたが、数値化することでより明確になったのです。

そして、この問題へのアプローチの仕方として、「根性でどうにかしよう」というのはナンセンスです。根性論や精神論ではどうにもなりません。

正しいアプローチの仕方としては、

  • 集中力が必要なものを生産性が高い時間帯へ振り分けること
  • 生産性が低い時間をできるだけ短くすること

です。

夜の生産性が著しく低いことに気づくことができました。ですから、問題解決のアプローチとして、夜はできるだけ早く寝るようにし、すべての作業を集中力の高い朝にやることにしました。

これによって、目標に近づくための行動をより長い時間、質が高い状態でとることができるようになったのです。あなたも自分の1日の行動を評価してみてください。そして、自分の生産性のムラを見つけてください。

最初は、少し面倒に感じると思いますが、実際やってみると思った以上の多くの気付きがあるはずです。これは、自分を知るためのアプローチの一つです。多くの人が自分自身を知らないし、無意識に1日を過ごしてしまっています。

仕事を効率的にするためには、目標達成のためには、自分が前に進んでいるのか停滞しているのか、これを日々監視する必要があるし、行動を日々改善していく必要があります。

そのための自己分析であり、そのための評価、数値化です。

4.目標達成の秘訣

54558475_mここで、目標達成の秘訣についてお話しします。

目的なくスマホを見ている時間など、目標達成に寄与していない時間、これをここでは、”受動的な時間”と呼ぶことにします。自分自身が能動的に行動しているのはなく、周りの影響をただ受けている状態。目標達成には関係のない時間です。

逆に、自分自身が能動的に、積極的に目標達成のために行動している時間を”能動的な時間”と呼びます。

目標達成するためには、受動的な時間をいかに少なくし、能動的な時間をいかに多くするか。これが課題になります。

  • 受動的な時間を減らす
  • 能動的な時間を増やす
  • 評価点数を上げる工夫をする

これら実践していくことで、目標達成は確実に近づきます。

受動的な時間を意識することで、無駄な時間、無駄な行動、無駄な人間関係など、他人や環境による不必要なことに振り回されにくくなります。事前にこれらを避ける工夫・対策が可能になるからです。

5.目標達成へのアプローチ

48802757 - compass illustrating the setting of direction with a project plan目標はどんなものでも、以下のステップを正しく踏んでいけば、いずれ達成されていきます。そして、これらアプローチの仕方は非常にシンプルなものです。もちろん、これは仕事だとしても同じことが言えます。

  • STEP1 目標設定
  • STEP2 現状認識
  • STEP3 目標と現状のギャップの認識
  • STEP4 計画
  • STEP5 実行
  • STEP6 進捗状況の確認
  • STEP7 メンテナンス
  • STEP8 再実行

一つ一つみていきましょう。

STEP1 目標設定

目標を決める作業で、最も重要で、最も時間を掛けるべきところです。自分が今何を目標とすべきか、ゴールが明確でなければ何も始まりません。数字で表現できるものは数値化しましょう。

STEP2 現状認識

今の自分の現状を確認する作業です。目標に対して今どの位置なのかということです。これも数値化できるのであれば、数字で表現しましょう。

STEP3 目標と現状のギャップの認識

目標と現状を明確にできたら、その差を認識します。

  • どれくらい差があるのか?
  • どのように埋めるべきか?

それを明確にするのです。

STEP4 計画

52989356_mSTEP1からSTEP3までで、目標と現状のギャップを把握しました。次にすべきは、そのギャップを埋めるための具体的な行動を決めることです。

目標達成のためにやるべきことを明確にし、ToDoリスト化します。具体的に何をいつやるのかを決めるのです。

STEP5 実行

STEP4で計画したタスクをひたすら実行するフェーズです。

STEP6 進捗状況の確認

自分の行動が、

  • 思ったように進んでいるのか
  • 停滞しているのか
  • 思ったように進んでいないのか

進捗状況を確認し、問題があれば原因を探ります。

STEP7 メンテナンス

STEP6で問題があった個所に対策を施します。

STEP8 再実行

STEP7でメンテナンスで修正を加え、再び実行に移ります。定期的にSTEP6に戻り、進捗状況の確認、メンテナンスを行っていきます。基本的にこの繰り返しです。

どんな目標に対しても、このアプローチ、サイクルによって、目標達成は自然にされていきます。

6.まとめ

仕事によって、やるすべきこと、分量はさまざまだと思います。

ただ、

  • 行動を数値化し記録する
  • 行動を振り返る
  • うまくいかなかったら原因を探り、対処する

こういった”自分の行動を管理し、改善する習慣”は、仕事をする上でどんなジャンルにも通用する普遍的な方法です。習慣化できれば、あなたの行動の質は向上し、行動できる時間は増えていきます。あらゆるパフォーマンスが確実に向上し、目標に対して加速します。

そのためには、まず自分の行動を振り返り、評価すること。そして、改善を施すことです。結局これをするかしないかが、仕事の効率に大きく関わってくるのです。

あなたが、面倒だと思うことはあなたのライバルもそう思うということです。人と同じように行動していては、人よりも先んじることはできないでしょう。人が面倒だと思うことをあえてやること。これは、とても大切なことです。

ぜひ、実際に行動に移してみてください。

7.エクササイズ

STEP1 一日を評価する

一日の終わりに、あなたの手帳にあるToDoリストを見てその行動を数値で評価してみてください。

STEP2 一週間を振り返る

一週間が終わり、休日に一週間のToDoリストを見てみて、

  • どの日が生産性、充実度がいいのか悪いのか?
  • どういう傾向があるのか(どんな特徴があるのか?)
  • どの時間帯が生産性、充実度がいいのか悪いのか?

それを深く、考えてみてください。

STEP3 改善し、次を計画する

傾向や特徴を踏まえ、タスクの配置換えを行い、次の一週間のToDoリストを作成してみてください。

※もし、ToDoリストを作成していないなら、次の記事を参考にしてみてください。

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