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手帳を使って仕事の生産性を劇的に向上させる方法

もっと、効率的に仕事ができたら・・・

こんなことをあなたも一度くらいは考えたことがあるのでしょう。

多くの人は、そう願いながら大量のタスクに日々追われ、残業を余儀なくされています。

なぜ、効率的に仕事ができないのか?

それは、

  • 目先の仕事に追われ、視野が狭くなってしまっている。
  • スキルや能力、才能の問題で、しょうがないことだと思っている。
  • 仕事に慣れれば自然に早くできるようになると思っている。
  • どうすれば効率化できるかわからない。

こんなことがあるのかもしれません。

もちろん、大幅な効率化は仕事の根本から変える必要がありますが、個人単位の効率化であれば、工夫次第で案外簡単にできてしまうものです。

今回は、手帳を活用して仕事の生産性を大幅に向上する方法をご紹介します。

もし、仕事が早くできるようになれば、会社でのあなたへの評価が高まりますし、新たな時間を生み出すことができます。

その生み出した時間で、困っている同僚の仕事を手伝ったり、次の仕事のアイディアを生み出す時間に充てたり、仕事の質を向上させる時間を持てたり、未来の自分へ投資したり、家族との時間を増やしたり、あなたにとって多くのメリットがあります。

また、日々のあなたの行動をコントロールできるようなれば、あなたの夢や目標達成のために応用することができます。

実践してもらうことで、仕事ができるようになるだけではなく、夢や目標達成に大幅に近づくことができるのです。

ではさっそく始めていきます。

どう手帳を使うべきか?

今回ご紹介する方法は、多くの人が持っている「手帳」を使って生産性を上げる方法です。

具体的には、手帳に単にこれからやるべきことを書くのではなく、実施したタスクを数値で評価し、記録していきます。

多くのビジネスマンは、ToDoリストを活用しているかと思います。このToDoリストの横にそのタスクの満足度を数値で記載していくのです。つまり、自分の行動に点数をつけるわけです。

なぜ、自分の行動に点数をつけるべきなのか?それをこれから解説していきます。

自分の行動を評価する

あなたは、自分の仕事がどれくらいの質で行っているか把握できていますか?

恐らく、多くの人は把握できていないはずです。

もし、あなたがタスクをより早く、より高いクオリティで処理したいのであれば、日々、自分の行動の質を認識し、管理していく必要があります。

”何”を”いつ”やるのか?これは、手帳でToDoリストを管理している人であれば、すでに把握しています。

しかし、ToDoリストで「これから何をすべきか?」はわかりますが、実施したタスクに対して、「質はどうだったのか?」はわかりません。

つまり、これでは「この時間、この環境でのタスクとして最適だったのか?」を判断できないのです。

ですから、数字を使って、タスクの質を管理する必要があるのです。

そして、もしいつも質が悪いとすれば、その原因を探り、 時間帯を変えるか、環境を変えるか、考えるきっかけになります。

もちろん、行動の質を数値にすることは難しいかもしれません。

仕事の質を定量化できるものでしたら、それを採用してもらえばしていいのですが、そういう仕事だけではないと思います。

その場合は、感覚的に付けるしかないでしょう。評価の方法は、5段階でも10段階、100点満点でも結構です。

時間帯や環境による仕事の質を見るのが目的ですから、そこまで厳密にやる必要はありません。

記録が財産になる

自分自身の行動を評価し、記録することによって、目標に対し行動が停滞した時、その記録を見返すことで原因が明確になります。

すべての行動を数値化し、記録を残していく。これが、仕事を効率化させるため、そして、目標達成には重要です。

行動し、評価する。見直して原因や傾向を探る。メンテナンスを行い、また行動する。

この習慣を身に付けると、単に仕事だけではなく、どんな目標達成にも応用が利きます。ビジネス、肉体改造、勉強、スポーツ、何にでも応用できるのです。

あなたがこれから生きる上で大きな武器となるでしょう。

何を数値化するのか、それはあなたの目標によって変わってきます。

いずれにしても、継続的に定点観測することが重要です。

集中力が必要なタスクを1日のうち最も生産性が高い時間帯に充てることが目標達成の近道になりますが、その時間帯を自分で把握できていないと、タスクを最適なところへ振り分けすることができません。

  • どういうときにモチベーションが上がるのか、下がるのか。
  • どういうときに生産性が上がるのか、下がるのか。

これらを把握することができて初めて、そのタスクを最適なところへ振り分けすることができ、目標達成に近づくことができるのです。

私自身、過去に自分の行動を評価した際、夜の生産性が著しく低いということがわかりました。

夜は頭も疲れていて、生産性が低いとは自分でも感じていましたが、数値化することでより明確になったのです。

ですから、夜はできるだけ早く寝るようにし、すべての作業を集中力の高い朝にやることにしました。

モチベーションや行動の質を改善するアプローチとして、「根性でどうにかしよう」というのはナンセンスです。根性論や精神論ではどうにもなりません。

仕組みづくりが、正しいアプローチです。

あなたも自分の1日の行動を評価してみてください。そして、自分の生産性のムラを見つけてください。

いちいち自分の行動を評価するなんて、最初は面倒に感じるかもしれませんが、実際やってみると思った以上に多くの気付きを得られるはずです。

これは、自分を知るための一つの方法です。

多くの人が自分自身を知らないし、無意識に1日を過ごしてしまっています。

仕事を効率的にするためには、目標達成のためには、自分を監視し、自分が前に進んでいるのか停滞しているのか、これをしっかりとチェックする必要があります。

受動的な時間と能動的な時間

目的なくスマホを見ている時間など、目標達成に寄与していない時間、これをここでは、”受動的な時間”と呼ぶことにします。

自分自身が能動的に行動しているのはなく、周りの影響をただ受けている状態です。目標達成に寄与しない時間。

逆に、自分自身が能動的に、積極的に目標達成のために行動している時間を”能動的な時間”と呼びます。これは、目標達成に寄与する時間です。

目標達成するためには、受動的な時間をいかに少なくし、能動的な時間をいかに多くするか。これが課題になります。

  • 受動的な時間を減らす
  • 能動的な時間を増やす
  • 評価点数を上げる工夫をする

これら実践していくことで、目標達成は確実に近づきます。

受動的な時間を意識することで、無駄な時間、無駄な行動、無駄な人間関係など、他人や環境による不必要なことに振り回されにくくなります。

事前にこれらを避ける工夫・対策が可能となるからです。

評価点数を考える上で、「環境」と「時間」は大きな要素です。評価点数を上げることを考える際には、ぜひこの二つの側面から考えてみてください。

まとめ

人によって、やるべきこと、すべきことの分量はさまざまだと思います。

ただ、

  • 行動を数値化し記録する
  • 行動を振り返る
  • うまくいかなかったら原因を探り、対処する

こういった自分の行動を管理し、改善する習慣は、仕事だけではなく、どんなジャンルにも通用する普遍的な方法です。

習慣化できれば、あなたの行動の質は向上し、行動できる時間は自然と増えていきます。あらゆるパフォーマンスが確実に向上し、目標に対して加速します。

そのために、まず自分の行動を振り返り、評価すること。そして、改善を施すことです。

結局これをするかしないかが、効率に大きく関わってきます。

あなたが、面倒だと思うことはあなたのライバルもそう思っています。

人と同じように行動していては、人よりも先んじることはできないでしょう。人が面倒だと思うことをあえてやること。これは、とても大切なことです。

ぜひ、実際にやってみてください。

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